Smart working: un obiettivo comune per lavoratore e azienda

Dopo aver trattato l’applicazione, i benefici e i limiti dello smart working, tocchiamo altri punti essenziali: qual è la prima condizione per iniziare un rapporto di lavoro agile? Quali sono le tecnologie chiave? Dove fissare il confine fra libertà e controllo?

Come abbiamo visto nella prima parte di questo articolo, di fondamentale importanza in un rapporto di lavoro agile è l’informativa del datore di lavoro. Essa conterrà i requisiti minimi del lavoro da remoto tracciando: gli obiettivi senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro; l’utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa, quali PC e accessori, reti dati pubbliche o VPN predisposta dal datore di lavoro; lo svolgimento dell’attività, in parte all’interno di locali dell’azienda e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Tecnologie e applicazioni da utilizzare

È importante saper utilizzare le tecnologie e le applicazioni per comunicare in modo efficiente e condividere i propri obiettivi coi colleghi. In particolare, le videochiamate permettono di mantenere una sorta di contatto fisico, seppure virtuale, indispensabile per collaborare e gestire i progetti.
Lavorare su file condivisi permette di condividere idee e contributi senza necessità di scambiarsi documenti da modificare. La certezza delle comunicazioni permette di scambiare informazioni sempre validate, anche grazie ai canali istituzionali (come le app ad esempio).
Anche il cloud può avere diversi vantaggi per lo smart working. Per cloud s’intende l’insieme dei servizi di archiviazione, trasmissione o elaborazione dati forniti da un provider a un cliente tramite Internet. Le principali soluzioni cloud per lo smart working sono il cloud storage, la videoconferenza, il desktop virtuale, il centralino in cloud e il backup in cloud. Nel cloud storage i dati vengono trasmessi e salvati su sistemi di archiviazione remoti nonché sottoposti a backup e resi disponibili agli utenti su Internet. Molti hanno espresso preoccupazione circa la sicurezza di questi servizi, ma i provider sono intervenuti a più riprese per migliorare la security attraverso accorgimenti come la crittografia dei dati e l’autenticazione a più fattori. La videoconferenza permette di organizzare un meeting virtuale fra persone che non utilizzano lo stesso spazio, condividendo in tempo reale anche dei file. Se in passato era necessario un computer desktop per partecipare a una videoconferenza, oggi si possono utilizzare gli smartphone senza ridurre la qualità.
Il desktop virtuale è un computer virtuale a cui si può accedere da remoto con un browser, in qualunque momento e da qualsiasi luogo. La sicurezza e l’integrità dei dati sono garantite dalla loro allocazione presso i data center del fornitore del servizio. Il centralino in cloud è un sistema telefonico con installazione in remoto e che funziona attraverso Internet. Sempre più aziende ne fanno uso per la flessibilità che offre per gestire il team in mobilità. Il suo vantaggio è che, spesso, si può integrare con il CRM aziendale ed è dotato di funzioni come la deviazione delle telefonate sullo smartphone personale ad esempio. Infine, il servizio di backup in cloud permette di assicurare protezione e disponibilità a dati e applicazioni tramite una o più copie di riserva archiviate in cloud. In caso di eventi accidentali che causano la perdita dei dati, gli stessi possono essere ripristinati attraverso il cloud.

Salute, sicurezza e formazione

Il datore di lavoro, prima dell’avvio della prestazione in smart working, deve consegnare al lavoratore l’informativa di cui sopra, e mantenerla aggiornata a ogni variazione significativa delle mansioni e delle condizioni operative, o comunque almeno annualmente. Devono essere trattati almeno i seguenti punti: individuare i rischi generali e specifici relativi alla prestazione da svolgere e le misure da adottare; adeguata formazione periodica, in merito ai requisiti di salute e sicurezza, circa il corretto svolgimento della prestazione di lavoro agile in ambienti
indoor e outdoor e sull’utilizzo di strumenti ed apparecchiature; nel caso in cui gli strumenti/dispositivi informatici/telematici o altri strumenti/apparecchiature siano forniti dall’azienda, la stessa dovrà assicurarsi che siano conformi sul piano normativo a standard tecnici, e provvedere alla loro manutenzione per garantire nel tempo la permanenza dei requisiti di sicurezza. Il lavoratore svolgerà la propria prestazione rispettando le misure di prevenzione e protezione disposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione in ambienti indoor e outdoor diversi da quelli aziendali. Quando il lavoratore sarà presente negli spazi aziendali, dovrà rispettare le disposizioni generali in uso. Molto importante è l’aspetto della formazione, che si baserà su tre pilastri: l’aspetto tecnico operativo finalizzato all’utilizzo delle apparecchiature e al rispetto delle procedure; l’aspetto organizzativo con enfasi sul gruppo; l’aspetto giuridico-contrattuale che prenderà in esame tutte le disposizioni di legge e le policy aziendali vigenti, compresa l’illustrazione degli specifici rischi lavorativi (D. Lgs. 81/08).

Conclusione

Il lavoro agile può offrire vantaggi sia ai lavoratori che alle aziende: il lavoratore avrà una gestione del proprio tempo più elastica e in linea con le esigenze familiari, oltre al recupero del tempo e dei costi di viaggio. L’azienda avrà risparmi di spazi organizzando postazioni ad accesso libero anziché personali. Lavorare sul costo del lavoro consente all’azienda una maggiore competitività. Il lavoro dovrà essere organizzato evitando l’isolamento dei lavoratori, perché è necessario mantenere lo spirito di team che costituisce un valore per l’azienda. A tale scopo la presenza contemporanea per uno o due giorni la settimana del gruppo omogeneo dei lavoratori coinvolti nel medesimo progetto o nella medesima funzione, consente al team di relazionarsi meglio. Anche a pandemia terminata, si può quindi ipotizzare che lo smart working diventerà un modo nuovo e diffuso per interpretare il lavoro.